Le registre unique du personnel est un fichier qui permet à l’employeur de tenir à jour la liste des employés de son entreprise. On retrouve aussi dans ce registre des mentions réglementaires qui devront être inscrites de façon indélébile. Tout chef d’entreprise doit donc posséder ce registre, et savoir comment le remplir. Que doit contenir un registre unique du personnel ? S’agit-il d’une obligation pour le chef d’entreprise ?
Une obligation pour toutes les entreprises
À partir du moment où un chef d’entreprise recrute un salarié dans sa société, il doit obligatoirement tenir un registre unique du personnel. Dans ce document, on doit retrouver dans l’ordre d’embauche, et de manière indélébile, les noms et prénoms de tous les employés, même les intérimaires, et les travailleurs à domicile.
D’autres renseignements tels que la nationalité des salariés, le sexe, la date de naissance, le poste occupé, la qualification, l’autorisation d’embauche dans le cadre de l’emploi d’un mineur, etc., doivent être inscrits dans ce fichier.
Une partie du registre obligatoire entreprise doit aussi être consacrée aux stagiaires. Dans cette partie du registre, l’employeur indique les noms et prénoms des stagiaires selon leur ordre d’arrivée. Il doit également notifier les dates de début et de fin de stage. Les noms et prénoms du tuteur ainsi que le lieu de résidence du stagiaire doivent aussi être mentionnés.
Toutes ces informations doivent être inscrites dans le fichier au moment de l’embauche de l’employé ou de l’arrivée du stagiaire ou de l’intérimaire. Tous les évènements survenant après l’embauche du salarié, et ayant rapport avec son statut doivent aussi être notifiés.
Comment compléter le registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel doit comporter les principaux renseignements sur le profil des salariés d’une entreprise. Il est conseillé de compléter ce document au fur et à mesure que les embauches et les modifications de contrats sont réalisées.
Aucun formalisme n’est exigé pour la tenue de ce fichier. De fait, le chef d’entreprise peut choisir la mise en forme qui lui convient, tant que toutes les données requises sont mentionnées, et que l’ordre chronologique de l’arrivée des employés dans la société est respecté.
Par ailleurs, l’employeur peut opter pour un format numérique au lieu du document papier, qui peut rapidement devenir encombrant.
Quelles sanctions en cas de non-respect ?
En cas de non-respect de l’obligation de tenue du registre unique du personnel, l’employeur s’expose à différentes sanctions. La non-tenue ou le refus de transmettre le document aux personnes habilitées à le consulter est passible d’une amende pouvant s’élever jusqu’à 750 euros. Cette amende est appliquée pour chaque salarié concerné. Ainsi, si le chef n’a pas inscrit 10 membres de son personnel dans son registre par exemple, son amende pourra s’élever jusqu’à 7500 euros.
De plus, le fait de ne pas compléter le registre ou de refuser de le présenter à l’inspection du travail est un délit d’entrave à l’exercice des fonctions des agents de vérification et d’inspection du travail.
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