Pourquoi mettre en place un SAE ?

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Une entreprise peut décider de mettre en place un SAE dans le but de recevoir, de conserver, de communiquer et de restituer les archives en exploitant une plateforme informatique. Dès l’instant où un document est intégré au système d’archivage électronique, il n’est plus possible de le modifier. Cela permet ainsi de conserver sa valeur probante. Il est important de distinguer le SAE d’un serveur qui n’est pas à même d’assurer le maintien de la valeur probante. En outre, ce système n’est pas un GED, une autre démarche de traitement des données qui n’a pas pour vocation d’assurer l’intégrité et la pérennité des documents. Découvrez avec plus de détails pourquoi il est bon de mettre en place un SAE.

Une solution pour assurer la pérennité des documents

Le SAE à valeur probante est une solution dont la mise en place permet d’assurer la pérennité des documents. À cet effet, il est impératif que la lisibilité soit parfaite dans le temps. Le SAE doit être pensé de sorte qu’il soit possible d’effectuer une vérification régulière de l’état et de l’exploitabilité des données. En outre, il est nécessaire que ce système permette de réaliser une migration des données vers de nouveaux supports et formats et de disposer d’informations sur le format du document afin que sa restitution soit possible indépendamment de son environnement d’origine. Le SAE doit également conserver les données dans un format standard pérenne, comme le PDF et le XML.

Un système à mettre en place pour être sûr de l’intégrité des documents

L’installation d’un système d’archivage électronique est une démarche qui permet de garantir le caractère authentique des documents. Pour que cette intégrité soit garantie, le SAE est mis en place de manière à ce qu’il ne soit pas possible de faire une modification, que ce soit au niveau du contenu que de la forme. Et même si une modification de donnée est effectuée, celle-ci doit être recensée dans un journal des évènements.

Une méthode permettant de s’assurer de la confidentialité des documents

Le SAE est une méthode de conservation numérique qui a l’avantage d’assurer la confidentialité des documents. Sa mise en place permet de répondre idéalement aux enjeux de confidentialité et de traçabilité. Pour cela, le SAE doit pouvoir fournir un historique du cycle de vie du document qui détaille l’ensemble des opérations effectuées. Aussi, il faut que le système puisse vérifier l’identité de l’auteur par la signature électronique. Lorsqu’un document est versé dans le SAE, il doit être scellé par horodatage, en y associant une date et une heure.

Un bon moyen pour prévenir les cyberattaques

Le fait de mettre en place un SAE est aussi un bon moyen pour prévenir les cyber-attaques. Dans la pratique, on a recours à un prestataire certifié qui posera les actes nécessaires pour garantir la préservation de la valeur probante des documents. Lorsque le processus est mené par un spécialiste, on a l’assurance d’éviter les éventuels désagréments liés aux défaillances des systèmes IT et à l’obsolescence technologique, tout en ayant la certitude de suivre le rythme des évolutions juridiques et normatives. Un prestataire de confiance possède des équipes bien formées. Il fonctionne également en tenant compte des normes et certifications en vigueur. On trouve ainsi la certification ISO 27 001 pour les systèmes de management de la sécurité informatique et les normes Afnor NF Z42-013 qu’il est nécessaire de considérer dans le cadre de la mise en place d’un SAE.

Moment propice pour mettre en œuvre un SAE

Une entreprise peut décider de mettre en place un système d’archivage électronique pour de nombreuses raisons. Par exemple, il est possible d’y penser à la suite d’un audit interne. Cela pourrait mettre en évidence l’absence de gestion fiable du cycle de vie de l’information, une démarche dispersée dans l’hétérogénéité des systèmes. En outre, la décision d’installer un SAE peut être prise à l’occasion d’un déménagement. En ce moment, il est primordial de se demander quels documents conserver et lesquels détruire.

Le plus souvent, la mise en place d’un SAE est la résultante d’un projet de dématérialisation plus global. Cette démarche répond à des enjeux économiques. Un SAE, installé en complément d’une GED (Gestion électronique des documents), représente un puissant levier d’efficacité. Il est essentiel pour les entreprises dont le souhait est d’amorcer pleinement la transformation digitale.

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