Les réunions sont des événements d’entreprises utiles pour le bon déroulement des activités. Mais lorsqu’elles ne sont pas bien mises en place, elles peuvent devenir une perte de temps et d’argent. Il est donc important de faciliter les prises de décisions au sein d’un groupe en optant pour des outils efficaces et adaptés.
Table des matières
Qu’est-ce que le board portal ?
Terme anglais signifiant « portail de gouvernance », le board portal est un outil qui permet aux dirigeants ou à un conseil d’administration de se partager des documents et de collaborer plus rapidement entre eux. Différents logiciels ont été conçus pour répondre à ce besoin d’un portail collaboratif et simplifier la communication durant une réunion.
L’utilisation de ces solutions numériques de board portal a permis de sécuriser les informations qui se transmettent entre les membres du conseil. Cela permet en même temps de réduire de façon conséquente la consommation de papier au sein d’une entreprise.
Les avantages des logiciels de réunions
Les outils de planification de réunions en interne offrent de nombreux bénéfices à l’entreprise et ses dirigeants.
Une préparation plus organisée
L’usage d’un board portal vous permet de gagner du temps dans la mise en place d’une réunion. L’ordre du jour et la programmation de la rencontre seront définis en amont et diffusés aux participants avant le jour J. Les documents utiles pourront être chargés et partagés simplement par ceux qui disposent des accès.
Une sécurisation des données
De nombreuses informations au sein d’une entreprise sont confidentielles et il est crucial de les protéger. Il est ainsi indispensable d’utiliser des outils sécurisés pour partager le plus sûrement possible ces données sensibles. Les réunions de conseils d’administration sont souvent la source de nouvelles décisions importantes pour la vie d’une entreprise, mais aussi pour les concurrents.
Une prise de décision efficace
De bonnes conditions de travail rendent les dirigeants et les employés plus productifs et performants. Puisque la réunion est bien organisée, elle sera plus rapide. Chacun peut suivre le déroulement de l’ordre du jour sur le logiciel et les conclusions sont rapidement prises.
Pour un meilleur suivi des activités
Une réunion précède des changements au sein d’une entreprise ou encore de nouvelles activités. Grâce au board portal, le conseil d’administration pourra facilement suivre le déroulement des opérations au sein de l’entreprise. Pour cela, vous pouvez enregistrer les comptes rendus ainsi que les décisions prises durant la réunion dans votre logiciel. Ces dernières peuvent être partagées pour que toutes les personnes concernées aient une même vision du projet en cours. L’envoi est instantané, contrairement à la livraison d’un courrier qui peut prendre des jours. Cela vous garantit une collaboration plus efficace entre les collaborateurs et les membres du conseil.
De nombreux logiciels de planification de réunion sont désormais mis en vente sur le marché. Il est primordial de faire le meilleur choix pour vous assurer de prendre de bonnes décisions pour la vie de votre entreprise. Pour le planificateur de réunion ou les secrétaires en charge de cette mission, avoir le bon outil vous aidera à être plus performant.
Poster un Commentaire